Quelles sont les trois catégories de données personnelles ?

France Num met à votre disposition un mode d'emploi pour garantir la conformité de votre fichier client au RGPD .

Obligation générale de sécurité et de confidentialité

Le responsable du traitement des données doit mettre en œuvre les mesures de sécurité des locaux et des systèmes d'information pour empêcher que les fichiers soient déformés, endommagés ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Il doit prendre toutes les mesures nécessaires au respect de la protection des données personnelles dès la conception du produit ou du service.

Ainsi, il est obligé de limiter la quantité de données traitées dès le départ (principe dit de minimisation) et doit démontrer cette conformité à tout moment.

L'accès aux données est réservé uniquement aux personnes désignées ou à des tiers qui détiennent une autorisation spéciale et ponctuelle (service des impôts par exemple..

Le responsable des données doit fixer une durée raisonnable de conservation des informations personnelles.

À savoir  

les obligations déclaratives sont toutes supprimées, sauf exceptions prévues par le droit national (certains traitements dans le secteur de la santé ou de la sécurité publique mis en œuvre pour le compte de l'État).

Obligation d'information

L'entreprise qui détient des données personnelles doit informer la personne concernée des informations suivantes :

• Identité du responsable du fichier
• Finalité du traitement des données
• Caractère obligatoire ou facultatif des réponses
• Droits d'accès, de rectification, d'interrogation et d'opposition
• Transmissions des données
• Utilisation des données de navigation (cookies)

La personne qui traite les données personnelles (un commerçant en ligne par exemple) doit respecter certaines obligations. Notamment :

• Recueillir l'accord préalable des clients
• Informer les clients de leurs droits d'accès, de rectification, d'opposition et de suppression des informations collectées
• Veiller à la sécurité des systèmes d'information
• Assurer la confidentialité des données
• Indiquer une durée de conservation des données

L'objectif de la collecte d'informations doit être déterminé, et les données collectées doivent correspondre à cet objectif.

À savoir  

l'âge à partir duquel un mineur peut consentir seul au traitement de ses données personnelles (majorité numérique) pour utiliser un service sur internet (les réseaux sociaux par exemple), est fixée à 15 ans. L'autorisation des parents est nécessaire avant cet âge. L'information sur le traitement de données du mineur doit être rédigée en termes clairs et simples.

Réalisation d'analyse d'impact

Dès lors que le traitement des données présente un risque pour les droits et libertés des personnes, le responsable du traitement doit mener une analyse d'impact sur la vie privée (PIA).

Cette analyse d'impact vise à évaluer l'origine, la nature, la particularité et la gravité de ce risque sur les droits et les libertés des personnes.

Si l'étude d'impact met en évidence un risque élevé (par exemple : utilisation de données bancaires ou usurpation d'identité) pour les personnes malgré les mesures mises en place pour en diminuer l'impact, laCnil: titleContentdoitêtre informée.

L'évaluation dans le cadre de l'analyse d'impact doit porter sur les éléments suivants :

• Collecte d'Informations sensibles (origine, opinions politiques, religieuses, syndicales, habitudes sexuelles, santé), biométriques ou génétiques notamment
• Existence d'une évaluation des personnes (profilage par exemple)
• Réalisation de fichiers ayant une finalité particulière (études statistiques de l'Insee: titleContent, traitements de recherche médicale par exemple)
• Transferts de données hors de l'Union européenne

À noter

les transferts de données hors de l'UE ne sont plus interdits, mais ils doivent respecter plusieurs conditions, notamment que le pays tiers présente un niveau de protection adapté, selon la Commission européenne.

Une autorisation de la Cnil: titleContent est nécessaire si des clauses contractuelles diffèrent des clauses de la Commission européenne.

Les données transférées restent soumises au droit de l'UE non seulement pour leur transfert, mais aussi pour tout traitement / transfert ultérieur.

Désignation d'un délégué à la protection des données (DPO)

L'entreprise qui réalise des traitements de données et les sous-traitants doivent désigner un délégué à la protection des données (DPO) dans les cas suivants :

• Leur activité fait partie du secteur public
• Leur activité principale amène un suivi régulier et systématique de personnes à grande échelle
• Leur activité principale amène le traitement à grande échelle de données sensibles ou relatives à des condamnations pénales et infractions

Le DPO est chargé des missions suivantes :

• Informer et de conseiller le responsable de traitement (ou le sous-traitant) et ses employés
• Contrôler le respect du règlement européen et du droit français en matière de protection des données
• Conseiller l'organisme sur la réalisation d'une analyse d'impact et d'en vérifier l'exécution
• Coopérer avec l'autorité de contrôle et d'être son contact.

Le DPO doit avoir les qualités et compétences suivantes :

• Communiquer efficacement et exercer ses fonctions en toute indépendance (ne pas avoir de de conflit d'intérêts avec ses autres missions)

• Avoir une expertise en matière de législations et pratiques (protection des données), acquise notamment par une formation continue
• Avoir une bonne connaissance du secteur d'activité et de l'organisation de l'organisme (opérations de traitement, systèmes d'information et besoins de l'organisme en matière de protection et de sécurité des données)
• Avoir une position efficace en interne pour faire un rapport au niveau le plus élevé de l'organisme
• Animer un réseau de relais au sein des filiales d'un groupe par exemple et/ou une équipe d'experts en interne (expert informatique, juriste, expert en communication, traducteur par exemple)

Le DPO peut être une personne issue du domaine technique, juridique ou autre.

Tenue d'un registre des traitements des données

Entreprise de moins de 250 salariés

Elle doit seulement inscrire au registre les traitements suivants :

• Traitements non occasionnels
• Traitements qui peuvent comporter un risque pour les droits et libertés des personnes

• Traitements qui portent sur des données sensibles

Autre cas

L'entreprise a l'obligation de tenir un registre de l'ensemble des traitements.

La Cnil propose un modèle de registre .

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