Les documents administratifs d'une entreprise pdf

Hoggo vous aide à rester en conformité sociale

L’environnement réglementaire dans lequel les entreprises françaises évoluent est toujours en mouvement, au gré des changements d’orientations politiques du pays ou de l’UE. Il est particulièrement difficile pour les petites et moyennes entreprises (TPE / PME) de respecter sans cesse le cadre légal sur tous les points. En conséquence, le risque financier et juridique est permanent.

Un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail peut entraîner des pénalités se chiffrant à des milliers d’euros et mettre en question la survie même d’une petite entreprise.

La plateforme Hoggo apporte une aide précieuse aux TPE et aux PME. Sans remplacer le travail d’un juriste d’entreprise, la plateforme Hoggo vous liste tout simplement les éléments juridiques obligatoires (mutuelles collectives, documents divers) et vous aide à entrer à conformité. Enfin, Hoggo regroupe tous vos salariés sur sa plateforme et vous permet de suivre les affiliations et les dispenses.

Vous pensez que bénéficier de ce service vous serait utile ? Commencez par vous créer gratuitement un compte pour accéder à notre plateforme, ou faites directement une demande de devis assurances (mutuelle, prévoyance, RC Pro). Tous nos services sont gratuits et sans engagement.

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L'analyse de l'entreprise

L’analyse de certains documents administratifs peut aussi vous apporter des informations sur l’entreprise que vous convoitez.

L’extrait K ou Kbis

Ce document représente pour les entreprises commerciales et artisanales, le bulletin de naissance de cette entreprise.

Vous trouverez des informations sur sa date de création, sa forme juridique, son nom commercial, le cas échéant son nom d’enseigne, le nom de son gérant (pour les sociétés) ou de son entrepreneur individuel.

Vous verrez également les éventuelles modifications juridiques qui auraient pu être apportées durant sa vie.

Vous pouvez le demander vous-même en vous adressant à la Chambre de Commerce ou des Métiers de l’adresse du siège de l’entreprise.

Les statuts de l’entreprise

Concernant uniquement les sociétés, les statuts vous informent sur l’objet de la société, son capital et sa répartition, mais surtout sur les noms et pouvoirs des gérants et des actionnaires.

D’autre part, les conditions d’une cession de parts sociales ou d’actions, sont précisées.

Le procès verbal de l’assemblée

Concernant uniquement les sociétés, la consultation du dernier (et des années précédentes le cas échéant) procès-verbal de l’assemblée générale, le cas échéant d’une dernière assemblée extraordinaire, vous informera éventuellement sur des modifications qui pourraient avoir été adoptées et pourraient modifier la vie de cette entreprise.

Les extraits de compte bancaires

Ces documents sont bien sûr plus confidentiels mais si le cédant ne souhaite rien cacher, il acceptera de vous les communiquer.

Vous pourrez alors constater plusieurs points qui témoignent de la santé financière apparente de l’entreprise, comme :

• le niveau du solde moyen du compte (débiteur ou créditeur),
• le recours à un découvert autorisé ou facilité de caisse, même si le compte est souvent créditeur,
• la présence éventuelle d’une ligne d’escompte ou d’affacturage,
• l’absence de frais de rejet de prélèvement, de chèques.

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Combien de temps garder les papiers ? Quels documents conserver ? Combien de temps dois-je garder les factures ?

Être entrepreneur, c’est une expérience de vie et de travail incroyable. C’est aussi un mode de vie où l’on se sent parfois vraiment seul face à des questions toutes simples.

Savoir quels documents il faut conserver pour être en règle en cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’URSAFF ou de toute administration fiscale en fait partie.

Nous nous sommes renseignés auprès de plusieurs institutions pour savoir exactement les papiers et les documents importants à garder, leur durée minimale de conservation et comment les stocker !

DURÉE DE CONSERVATION DES PAPIERS ET DES DOCUMENTS EN FRANCE

Garder ses documents peut paraître fastidieux par moment, mais c’est une étape à ne pas rater si l’on veut développer une activité sereinement.

En plus d’être en règle vis-à-vis de la loi, vous vous évitez des amendes qui peuvent être relativement élevées et inutiles. C’est par exemple le cas pour la conservation des documents fiscaux.

L’article 1734 du Code général des impôts indique qu’une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.» A

Ce serait dommage de s’endetter et de plomber sa comptabilité pour avoir oublier de garder un document, non ?

Les documents comptables

Comme vous le savez sans doute, tenir la comptabilité de son entreprise est obligatoire. Utiliser un logiciel de comptabilité vous facilitera la tâche et vous permettra également de disposer de documents aux normes et accessibles simplement.

Faites bien attention aux mentions figurant sur ces pièces justificatives. Il est obligatoire d’y faire figurer la date, la nature, le montant de l’opération, ainsi que l’identification de votre client.

Vous devez garder ces documents au moins 10 ans après leur première émission :

• Le livre, le registre comptable ainsi que leurs pièces justificatives
• Les bons de commande, les bons de livraison
• Les factures des fournisseurs et des clients
• Le compte annuel, bilan, compte de résultat

Tous les éléments qui sont intégrés à votre comptabilité, comme les quittances de loyer, les bulletins de paie, les déclarations fiscales et sociales sont donc des justificatifs à conserver pendant 10 ans également pour justifier chacune de vos écritures comptables.

Les documents bancaires, tels que les talons de chèque ou les relevés bancaires doivent quant à eux être conservés pendant 5 ans

Les documents administratifs

Vous devez garder tous les contrats conclus avec vos clients pendant 5 ans.

Les statuts de votre société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés. Cela vous permet de garder une trace de votre entreprise et de pouvoir justifier votre activité sur cette période.

Dans les entreprises de taille plus conséquente, les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d’administration doivent être conservés pendant 3 ans.

Les documents fiscaux

Gardez vos feuilles d’impôts, vos échanges avec les administrations fiscales et toutes les déclarations que vous allez effectuer auprès de ces institutions tout au long de votre activité. Les livres, registres, documents ou pièces en lien avec votre fiscalité doivent être conservés pendant au moins de 6 ans.

Cela concerne notamment tout ce qui a trait à votre imposition, vos bénéfices commerciaux et non commerciaux, les cotisations sociales et foncières, la taxe sur la valeur ajoutée  et la valeur ajoutée des entreprises (CVAE).

Documents civils et commerciaux

• Le transport de marchandises

Tous les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.

• La douane

Dans le même esprit, toutes les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.

• L’achat et la vente de bien

Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.

COMMENT CONSERVER LES PAPIERS ET DOCUMENTS POUR SON ENTREPRISE

De manière générale, il est préférable de conserver les documents et justificatifs sous leur forme d’origine. Ainsi, en cas de contrôle, vos documents seront fiables. Si jamais vous ne présentez pas les documents qui vous sont demandés, vous risquez une amende ou un redressement.

Il va sans dire qu’il est conseillé de conserver ses documents dans des pochettes attitrées. Par exemple, vous pouvez avoir une pochette pour les documents fiscaux, une pochette pour les documents juridiques, etc.

Triez (régulièrement) les documents des plus anciens aux plus récents dans les pochettes respectives.

Conservez-les à l’abri des inondations et de vos enfants, dans des cartons d’archive étanches ou des boîtes en métal par exemple. En France, les documents doivent être stockés sur le territoire français ou dans un pays de l’Union européenne. Une fois que les années de conservation sont passées, vous pouvez détruire les documents.

Pour plus de sécurité, nous vous recommandons de toujours disposer d’une copie numérique et papier de vos documents, pour éviter de subir une panne informatique ou un incident domestique.

Des outils très pratiques vous permettent de stocker et sauvegarder vos documents tels que Kiwili, Google Drive ou Dropbox.

N’hésitez pas non plus à multiplier les supports pour sauvegarder ces documents : une clé usb, les réseaux, le cloud, les disques durs externes ou encore simplement sur votre propre ordinateur.

Enfin, pensez à utiliser Kiwili, la meilleure plateforme pour entrepreneurs, vous aidera aussi à gérer votre entreprise, faire votre comptabilité, envoyer et sauvegarder tous vos devis, factures, , etc.

Il est très important d’être en règle avec les différentes institutions administratives et de pouvoir toujours répondre par des preuves aux demandes qui peuvent être faites. Utiliser un logiciel de gestion en ligne vous permettra de stocker en plus de vos originaux sous forme physique tous vos documents sur un espace de stockage en ligne sécurisé.

Vous n’êtes toujours pas convaincu que Kiwili est le logiciel qu’il vous faut ?

Découvrez tout de suite pourquoi vous devriez choisir Kiwilipour la gestion de votre entreprise.

Kiwili est un logiciel de gestion d’entreprise tout-en-un. A la fois logiciel de facturation et de devis, c’est aussi un vrai logiciel de comptabilité. Avec son CRM en ligne, c’est un logiciel de gestion de projets pratique, qui inclut un logiciel de feuilles de temps en ligne. Tout ce qu’il vous faut pour gérer votre entreprise !

Quels sont les documents administratifs d'une entreprise ?

Quels documents garder pour une entreprise ?

Comment classer les documents administratifs d'une entreprise ?

Quels sont les principaux documents administratifs et commerciaux que l'on doit conserver ?